TEIL 7 – Umstellung auf MS 365: Ressourcen, Räume und Geräte – Tipps und Don’ts

Geschrieben am 23.03.2023 von:

Wer kennt das nicht?! Es fehlt an einem bestimmten Tag ein Arbeitsplatz oder ein Standort der Organisation ist nicht zu jeder Zeit ausreichend besetzt. Der Besprechungsraum ist bereits belegt oder der benötigte Medienwagen wird aktuell anderweitig genutzt. Der Dienstwagen steht spontan nicht zur Verfügung oder alle Parkplätze sind bereits besetzt. Hätte ich das vorher gewusst…

In Zeiten, in denen die Vorteile von flexiblem, mobilem Arbeiten und Home-Office immer mehr erkannt werden, ist es gerade in größeren Firmen und Organisationen vorteilhaft, von festen Arbeitsplätzen zu flexiblen zu wechseln. Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze, Räume und Geräte bewirken, dass Ressourcen optimal genutzt werden und keine Verschwendung entsteht. Gleichwohl ist es wichtig, dass die Ressourcen gut gemanagt werden.

Die Lösung:

Sowohl der selbst gehostete Microsoft Exchange Server als auch die Cloud-Variante in Microsoft 365 bietet die Möglichkeit, sogenannte Ressourcenkalender anzulegen. Darüber können Räume, Geräte und viele andere gemeinsam genutzte Ressourcen verwaltet werden. Dabei sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Einige Beispiele für die Verwendung haben wir für euch zusammengetragen.

Beispiele für den Einsatz von Ressourcenkalendern:

• Räume: Büros, Besprechungsräume, Arbeitsplätze, Arbeitsinseln, Veranstaltungsräume, Tagungsräume, Webinar-Räume, Studios, Medienräume, andere Sonderräume
• Orte: Parkplätze, Sportanlagen, Fitnessräume
• Geräte: Notebooks, Tablets, Kameras, Konferenzequipment, Ausrüstung, Bereitschaftshandy, Verleih-Geräte
• Fuhrpark: Firmenwägen, Anhänger, Nutzfahrzeuge

Die Nutzung solcher Ressourcenkalender bietet viele Vorteile:

• Sicherstellung, dass bei Bedarf eine (bestimmte) benötigte Ressource zur Verfügung steht
• Vermeidung von Überbesetzung in Räumen
• Unternehmensweiter Überblick über die Raum-/Ressourcenauslastung (Zweigstellen)
• Sicherstellung, dass ein Standort zu den Geschäftszeiten durchgängig besetzt ist
• Bei standortübergreifender Verwendung einheitliches und übersichtliches System auch für Kolleg*innen, die gelegentlich an einem anderen Standort arbeiten
• Verbesserte Planbarkeit und optimierter Einsatz von Ressourcen

Hat man bereits auf dem On-Premise-Exchange-Server Ressourcenkalender genutzt, ist es ratsam beim Umstieg auf die Microsoft-365-Cloud zu prüfen, ob der Funktionsumfang und das Verhalten noch identisch sind. Wir empfehlen ausführliche Tests im Vorfelde. Eventuell kann es auch sinnvoll sein, die alte Struktur durch neue Kalender zu ersetzen und die vorhandenen Ressourcenkalender nicht in die Cloud zu immigrieren. Zu Beachte ist auch, dass es zu ungewollten Wechselwirkungen oder gar Fehlverhalten kommen kann, wenn zum Beispiel ein altes Outlook 2016 in Kombination mit der Microsoft-365-Cloud, also der neusten Serverversion, verwendet wird. Nachsehend ein paar Tipps und Don’t.

Tipps:

• Verschaffe dir einen Überblick über alle Räume, Geräte und andere Ressourcen, die als Ressourcenkalender abgebildet werden oder werden sollen.
• Sei kreativ! Nicht nur Besprechungsräume sind geeignet, um als Kalender digitalisiert zu werden.
• Prüfe alle (eventuell) bestehende Kalender und trenne dich von nicht mehr benötigten.
• Wähle einen aussagekräftigen Namen und pflege die Ressourcen ordentlich und nach einem einheitlichen Schema ein.
• Beachte, dass jeder Ressourcenkalender eine eigene E-Mail-Adresse erhält und vermeide Konflikte mit bestehenden E-Mail-Adressen, zum Beispiel von Teams-Gruppen oder Sonderbenutzeraccounts.
• Verschaffe dir einen Überblick über die Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten: Automatische oder manuelle Bestätigung durch eine verantwortliche Person, Beschränkung der Maximaldauer, des Buchungsfensters oder der Kapazität – um nur einige zu nennen. Wir haben im Rahmen unserer Recherchen und Tests festgestellt, dass die Funktionalität seitens Microsoft fortlaufend weiterentwickelt wird.
• Prüfe Einstellungen und Berechtigungen nicht nur im Microsoft-365-Admin-Center, sondern auch im Exchange-Admin-Center und über die Outlook-Oberfläche.
• Vergib erweiterte Berechtigungen, um die Kalenderberechtigungen noch besser an die Bedürfnisse anpassen zu können.
  Extra-Tipp: Ist ein*e administrative*r Benutzer*in bei den Kalendern über das Admin-Center als „Stellvertretung“ zugeordnet, so hat diese*r die Möglichkeit, über die Outlook-Oberfläche mittels Rechtsklick auf den Ressourcenkalender erweiterte Berechtigungen zu vergeben – ganz so, wie man es vom eigenen Kalender gewohnt ist. So ist es zum Beispiel möglich, den Benutzern der Organisation lesenden oder gar schreibenden Zugriff auf die Kalender zu vergeben. Auf diese Weise können Benutzer*innen zum Beispiel sehen, von wem ein Besprechungsraum reserviert wurde.
• Informiere alle Mitarbeiter*innen über die Möglichkeiten und über das definierte Regelwerk.
• Definiere Personen, die für die Raum- und Ressourcenplanung prüfend oder administrativ verantwortlich sind.
• Halte einen Review-Termin ab, in dem einige Zeit nach der Einführung der Ressourcenkalender oder der Migration vorhandener Ressourcenkalender eventueller Optimierungsbedarf aufgedeckt werden kann.

Don’ts:

• Gestalte die Workflows mit den Ressourcenkalendern nicht zu komplex. Beispielsweise kann die automatische Bestätigung genutzt werden, wenn nicht unbedingt eine manuelle Genehmigung erforderlich ist. Vertraue auf die Eigenverantwortlichkeit der Kolleg*innen.
• Übertreibe es nicht mit den Berechtigungen. Achte darauf, dass auch Termine in einem Kalender sensible Daten enthalten können, die nicht für alle zugänglich sein dürfen.
• Führe die Ressourcenkalender – gerade in größeren Organisationen – nicht ohne Testphase im kleineren Rahmen ein.
• Beachte, dass es ungewollte Wechselwirkungen oder Fehler geben kann, wenn während der Testphase oder auch im produktiven Betrieb ältere Outlook-Versionen wie zum Beispiel Outlook 2016 weiterhin verwendet werden.
  Nutze die Chance: Sind für die Benutzer*inner der Organisation zum Beispiel die Lizenz „Microsoft 365 Business Standard“ oder höher im Einsatz, so sind die aktuellsten Versionen der Office-Programme bereits als Mietmodell inklusive.

Wir sehen, die Ressourcenkalender haben viel Potenzial, die Organisation im Unternehmen zu optimieren. Der einmalige Einrichtungsaufwand wird sich schnell bezahlt machen, wenn dafür Arbeitszeit für umständliche Kommunikation zwischen den Kolleg*innen gespart wird.

Du brauchst rechtliche und technische Unterstützung? Wir helfen dir dabei! Erfahre hier, wie wir dich unterstützen können.

 

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