TEIL 9 – Umstellung auf MS 365: Team-Aufgabenplanung mit Microsoft Planner

Geschrieben am 23.05.2023 von:

Im letzten Beitrag haben wir die Herausforderungen von zu vielen Kommunikationskanälen aufgezeigt und beleuchtet, wie wir uns in Teams innerhalb des Programms Microsoft Teams organisieren können. Gleichzeitig haben wir feststellen müssen, dass Chatnachrichten – egal, ob über einen Einzelchat oder über einen Chatkanal mit einer Gruppe von Mitgliedern – viel zu oft direkt oder indirekt ein To-Do enthalten. Selbst wenn wir es schaffen, Nachrichten mit einem To-Do in irgendeiner Form zu markieren, verliert man doch schnell den Überblick über die noch offenen Aufgaben, wenn sich diese in unterschiedlichen Chats verstecken oder gar über mehrere Kommunikationstools verteilen. Und jetzt bringen wir Microsoft Planner ins Spiel.

Was ist der Microsoft Planner?

Der Planner ist ein Tool, in dem man Taskboards – auch Aufgabenboards, Kanbanboards oder Scrumboards genannt – erstellen kann. Im Microsoft Planner werden diese Taskboards einfach „Plan“ genannt.

Was ist ein Taskboard?

Solche Taskboards sind zum Beispiel sehr verbreitet in der agilen Softwareentwicklung. Aber auch in allen anderen Bereichen des Berufsalltags oder bei der Umsetzung von Projekten, in denen es darum geht, unterschiedliche Aufgaben zu visualisieren und zu koordinieren, macht der Einsatz Sinn. Das Grundgerüst eines Taskboards ist eine Fläche, die in mehrere Spalten aufgeteilt ist. Eine klassische und für die meisten Bereiche direkt anwendbare Darstellung ist die Aufteilung in beispielsweise 6 Spalten: „Pool“, „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Zu besprechen“, „Review“ und „Abgeschlossen“. Ist in Microsoft Teams eine solche Spaltengestaltung gewünscht, kann nach dem Feld „Bucket“ gruppiert werden. Nach der Neuanlage eines „Plans“ gibt es erstmal nur ein Bucket namens „Aufgabe“. Diesen Bucket kann dann aber nach Belieben umbenannt werden, zum Beispiel in „Pool“. Durch das Hinzufügen weiterer Buckets können die weiteren Spalten erstellt werden – in unserem Beispiel die Spalten „Geplant“, „In Bearbeitung“ usw.

Die einzelnen Aufgaben werden als Karte/Kachel oder in der analogen Welt als Post-It visualisiert und je nach Status der Aufgabe in eine der Spalten auf dem Board einsortiert.

Der Microsoft Planner arbeitet in den Strukturen, die in Microsoft Teams abgebildet worden sind. Ein Taskboard gehört immer einem Team und damit allen Team-Mitgliedern. Ein Team kann auch mehrere Taskboards erstellen, um zum Beispiel die Aufgaben unterschiedliche Arbeitsbereiche getrennt voneinander zu verwalten. Gleichzeitig ist es aber auch möglich, eine Aufgabe aus einem Taskboard in ein anderes Taskboard zu verschieben.

In den Details einer Aufgabe können weitere Informationen angereichert werden. Auch ist es möglich, eine Aufgabe einer oder mehreren Team-Mitgliedern zuzuordnen.

Der Planner ist verfügbar als separate mobile App für iOS und Android, als Webanwendung über den Browser und als App für Microsoft Teams – also als vollfunktionale Integration in Teams. Daher ist es auch nicht schlimm, dass es keine separate App für den Windows-Desktop gibt. Ein „Plan“, also ein Taskboard, kann innerhalb eines Teams-Kanals in die obere Registerkartenreihe neben den Registern „Beiträge“ und „Dateien“ integriert werden.

Mit dem Microsoft Planner steht also ein Tool zur Verfügung, welches als zentrale Stelle für alle aufkommenden Aufgaben eines Teams verwendet werden kann. Alle Team-Mitglieder haben zu jeder Zeit einen Überblick über den Status der Aufgaben. Über die umfangreiche Filtermöglichkeiten kann man sich aber auch auf seine eigenen Aufgaben oder auf die Aufgaben mit einer baldigen Frist konzentrieren. Teamleiter behalten ebenfalls den Überblick, können live den Status einsehen und Aufgaben bei Bedarf neu koordinieren und neue Aufgaben vorbereiten und planen.

Wie bei der Erstellung von Teams sollte auch bei der Erstellung von „Plänen“, also den einzelnen Taskboards, mit Bedacht vorgegangen werden.

Tipps:

• Informiere dich über den Funktionsumfang und den Möglichkeiten des Microsoft Planner.
• Erstelle dir ein Test-Team, in dem du dir mindestens einen Test-Plan erstellst, um ein Gefühl für die Funktionen zu bekommen und das eine oder andere ausprobieren zu können. Mache dich mit den Möglichkeiten vertraut.
• Schule alle Beteiligten, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind.
• Schaue dir an, welche Prozesse und Arbeitsabläufe abgebildet werden sollen und überlege dir, welche Ausgestaltung am besten dazu passen kann.
• Bespreche die Einführung und Ausgestaltung im Team, damit Ideen von allen Beteiligten einfließen können.
• Definiere eine oder zwei – aber nicht zu viele – organisatorisch leitende Person/en, die für den Aufbau und die spätere Pflege des Taskboards zuständig sind.
• Informiere alle Beteiligten regelmäßig, auch wenn nicht alle in der gleichen Intensität mit den neuen Tools arbeiten.
• Habe keine Angst vor Veränderungen und auch nicht davor, später Änderungen vorzunehmen. Es kann sich immer herausstellen, dass Arbeitsabläufe optimiert werden müssen.

Don’ts:

• Achte wie immer auf den Datenschutz – Personenbezogene und sensible Daten sollten nicht in der Microsoft-Cloud gespeichert werden. Aber auch unabhängig von der Firmensitzproblematik von Microsoft ist der Datenschutz wichtig und mit personenbezogenen und sensiblen Daten muss bewusst und rechtskonform umgegangen werden.
• Nicht für jeden Aufgabenbereich ist die Verwendung des Planners zu empfehlen. In der Arbeit mit Kunden und Mandanten ist es wichtig, darauf zu achten, dass keine sensiblen Informationen in einem Taskboard landen. Auch die Personalabteilung arbeitet mit sensiblen und besonders schützenswerten Daten. Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiter*innen ist in diesen Bereichen besonders wichtig.
• Berechtigungen vergeben – Teams in Microsoft Teams unterscheiden zwischen „Besitzern“ und „Benutzern“ eines Teams. Standardeinstellung ist es, dass jedes Mitglied eines Teams einen „Plan“ (Taskboard) erstellen kann. Es kann sinnvoll sein, Teamleiter*innen oder -betreuer*innen eines Teams zu definieren und die Team-Einstellungen so abzuändern, dass nur Besitzer*innen eines Teams „Pläne“ in einen Kanal integrieren können.
• Lasse dir von Fachpersonal die optimalen administrativen und technischen Einstellungen bezüglich Datensicherheit und Datenschutz umsetzen und sichere dich rechtlich ab.

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