Geschrieben am 21.11.2022 von:
Team MORGENSTERN
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E-Mail senden
In den letzten Monaten haben wir uns mit dem Umstieg von einer eigenen Serverlösung auf die Cloudlösung Microsoft 365 beschäftigt und uns Themen rund um E-Mail-Adressen und Domains angesehen. In diesem Zuge haben wir festgestellt, dass ein solcher Umstieg auch immer gut zum Aufräumen genutzt werden kann und sollte. Was haben wir, was ist eingerichtet, brauchen wir das noch oder kann das weg? Beim Thema Domains ist es genauso. Um in Microsoft 365 E-Mail-Adressen zu einer Domain verwalten zu können, ist es notwendig, die Domains im Microsoft-Tenant – dem Hauptaccount eines Unternehmens oder einer Organisation – einzupflegen. Aber was, wenn es ältere, nicht mehr aktiv verwendete Domains sind? Schauen wir uns das mal genauer an.
Nahezu jedes Unternehmen und jede Organisation hat eine Domain, die als Hauptdomain benutzt wird, wie beispielsweise unsere morgenstern-privacy.com. Nicht selten haben Unternehmen auch weitere Domains, zum Beispiel für bestimmte Projekte oder Produkte, für Tochter- oder Schwesterorganisationen. Und so kann es mit der Zeit vorkommen, dass bestimmte Domains ersetzt oder ausrangiert werden. Vielleicht hat sich der Name der Organisation geändert oder ein Projekt oder Produkt wird nicht länger verfolgt. Doch die eigentlich nicht mehr benötigte Domain kündigen und der Registrierungsstelle zurückgeben bedeutet, dass der Aufruf der Webseite mit der Antwort „Server wurde nicht gefunden“ ins Leere führt und eine E-Mail an eine zur Domain zugehörigen E-Mail-Adresse als unzustellbar zurückkommt. Zudem möchte man eventuell nicht, dass die Domain – auch, wenn man diese aktuell nicht mehr aktiv braucht – von anderen registriert werden kann – womöglich sogar von der Konkurrenz!?
Eine gute Taktik kann also sein, die Domain vorerst zu behalten. Der Aufruf der Webseite kann relativ einfach auf die aktuelle Webseite umgeleitet werden. Aber was machen wir mit den E-Mail-Adressen? Möglicherweise haben Bestandskunden sich noch die „alte“ E-Mail-Adresse gespeichert und wir wollen vermeiden, dass wichtige E-Mails nicht zugestellt werden können. Aber aktiv pflegen wollen wir die alten E-Mail-Postfächer nicht mehr. Hier haben wir mindestens zwei gute und einfache Möglichkeiten:
- Die alte E-Mail-Adresse adresse@alte-domain.de als Alias der neuen E-Mail-Adresse adresse@neue-domain.de einrichten
- Jede E-Mail an die Domain @alte-domain.de an ein Sammelpostfach, z.B. info@neue-domain.de, weiterleiten – eine sogenannte Catch-All-Regel erstellen
Letzteres, also das Einrichten eines sogenannten Catch-All-Postfachs oder einer sogenannten Catch-All-Regel auf ein vorhandenes Postfach, ist im Microsoft-Tenant leider nicht auf den ersten Blick möglich, kann aber mit Hilfe einer Regel im Exchange-Admin-Center unter „E-Mail-Fluss – Regeln“ umgesetzt werden. Wichtiger Hinweis für den Administrator: Unter „E-Mail-Fluss – Akzeptierte Domänen“ muss die Domain (Domäne) vom Domänentyp „Autoritativ“ auf „Internes Relay“ umgestellt werden, damit die erstellte Regel auch greift.
Voraussetzung für beide Lösungen ist, dass die Domain – auch wenn sie nicht mehr aktiv verwendet werden soll – im Microsoft-Tenant eingerichtet ist. Und schon ist das Problem gelöst.
Aber Achtung: Auch hier ist es wichtig, auf den Datenschutz und auf die Privatsphäre zu achten! Zur Verdeutlichung: Eine Catch-All-Regel bewirkt, dass alle E-Mails, die an irgendeine E-Mail-Adresse der alten Domain gesendet wird, auf z.B. das Sammelpostfach info@neue-domain.de umgeleitet wird. Das betrifft also sowohl E-Mails an allgemeine E-Mail-Adressen wie bestellung@alte-domain.de, als auch an persönliche E-Mail-Adressen wie max.mustermann@alte-domain.de. Informiere also vorher alle Mitarbeiter, die diese Umleitung betreffen.
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