TEIL 8 – Umstellung auf MS 365: Kommunikation und Organisation mit Microsoft Teams – Tipps und Don’ts

Geschrieben am 24.04.2023 von:

Montagmorgen, Start in die neue Woche – voller Energie und Motivation und dann… sieben neue E-Mails von Kund*innen und Kolleg*innen im Outlook, drei neue Nachrichten aus zwei WhatsApp-Gruppen, eine Gruppe abteilungsintern, die andere für ein gerade anlaufendes Projekt, eine neue Nachricht über die Firmenfreizeitgruppe auf Telegram, eine neue Nachricht über das interne Nachrichtensystem der Telefonie-App, zwei neue Aufgaben über die installierte Branchensoftware, drei weitere Nachrichten über SLACK, einem Chat-Tool, das extra für die interne Kommunikation angeschafft wurde. Und dann sind da noch die datenschutzversierten Kolleg*innen, die über Signal, Wire oder Threema erreichbar wären, wenn man die Zeit gefunden hätte, sich auch dort anzumelden – so viele Tools zum Kommunizieren.

Hinter vielen der Nachrichten verbergen sich To-Do´s und keines der Tools ist geeignet, um sich darin zu organisieren. Als Lösung versucht man, Nachrichten wieder als ungelesen zu markieren, damit sie nicht untergehen. Einige Messanger bieten sogar eine Erinnerungsfunktion für ausgewählte Nachrichten an. Aber übersichtlich ist das nicht. Was also tun? Und dann sollte man sich gerade als europäisches Unternehmen oder Organisation auch Gedanken über den Datenschutz machen. Denn wie schnell landen personenbezogene Daten von Kolleg*innen oder Kund*innen in den Chats.

Es gibt viele sogenannte Collaboration-Tools, also Programme, die die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich gestalten sollen. Confluence, Slack, Monday und Miro sind nur einige der Anbieter, die in der Suchmaschine aufgelistet werden, wenn man nach Collaboration-Tools recherchiert.

Heute und kommenden Monat wollen wir uns im Rahmen der Microsoft-365-Reihe zwei Tools anschauen, die zum Beispiel in der Microsoft-Business-Premium-Lizenz bereits inklusive sind: Microsoft Teams und Microsoft Planner.

Was ist und sind „Teams“?

Das Programm Microsoft Teams ist hauptsächlich als Meeting-Tool bekannt. Spontan anrufen, auch mit Kamera, Besprechungen planen, an Besprechungen teilnehmen, dabei den Bildschirm teilen, über den Chat weitere Informationen oder Links versenden – So kennt man Teams. Doch es kann noch mehr. Innerhalb des Programms Teams gibt es Gruppierungen, ebenfalls „Teams“ genannt. In diesen Teams können sich beliebige Gruppen von Benutzern organisieren. So kann ein Team für die Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung, für ein bestimmtes Projekt, aber auch für eine Arbeitsgruppe oder eine andere abteilungsübergreifende Gruppierung von Benutzern eingerichtet werden.

Was können Teams?

Teams haben einen oder mehrere Team-Besitzer*innen mit erweiterten administrativen Berechtigungen und Mitglieder. Innerhalb eines Teams gibt es sogenannte Kanäle, die auf den ersten Blick Ordnungselemente für verschiedene Kommunikationsthemen sind, aber mehr können. In Team-Kanälen können Dateien abgelegt und weitere Anwendungen angebunden werden. So kann beispielsweise ein Taskboard aus dem Microsoft Planner integriert werden, um alles Relevante zu einem Aufgabenbereich zusammenzuhalten, zu kanalisieren.

Ein Praxisbeispiel:

Vertrieb und Auftragsabwicklung sind klassischerweise zwei getrennte Abteilungen, bilden aber für die Zusammenarbeit ein Team. In diesem Team kann ein gemeinsamer Kanal für den übergreifenden Wissensaustausch erstellt werden. Zudem kann es für die Kommunikation zwischen den Kolleg*innen aus Vertrieb und Auftragsabwicklung jeweils einen eigenen Kanal geben, um sich „intern“ auszutauschen. So ist jeder informiert, aber nicht überinformiert. Die Gestaltungsmöglichkeiten für den Aufbau einer Teamstruktur sind vielfältig. Individuell angepasst an die Kommunikationsbedürfnisse von Abteilungen, Unterabteilungen oder anderen Kolleg*innen-Gruppen.

Nachfolgend einige Tipps und Don’ts für die Bildung der Teams-Struktur:

Tipps:

• Verschaffe dir einen guten Überblick über die bestehenden Kommunikationsstrukturen – wie viele und welche Tools werden bisher offiziell und inoffiziell genutzt und welche Gruppierungen gibt es?
• Teste die Tools in kleinem Rahmen und lerne diese selbst durch die Praxis kennen.
• Erstelle einen Fahrplan für die Einführung – von der Testphase und Schulung, über die Einführung und Übergangsphase, bis hin zum Review und ggf. Optimierung.
• Informiere alle Mitarbeitenden rechtzeitig vor der Umstellung auf die neuen Tools.
• Schule alle Mitarbeiter*innen über die Möglichkeiten, auch wenn später nicht alles genutzt wird.
• Beziehe alle Kolleg*innen in den Aufbau der neuen Strukturen mit ein – oft ergeben sich spontan sehr gute Ansätze, an die man vorher nicht gedacht hat.
• Kommuniziere einen klaren Übergangszeitraum und einen definierten Starttermin.
• Kläre auch deutlich über die Grenzen auf – welche Daten dürfen nicht in die neuen Tools einfließen und welche Daten können aus technischen Gründen nicht aus den alten Tools exportiert werden?
• Erlaube Änderungen auch im Nachhinein: Die Einführung neuer Tools bieten oft die Möglichkeit, über die bislang vorhandenen Toolstrukturen nachzudenken und längst überfällige Änderungen umzusetzen.
• Hole auch skeptische Mitarbeiter*innen ab und überzeuge sie davon, dass alle aufkommenden Umgewöhnungshürden schnell überwunden werden.
• Benenne offizielle Teamleiter*innen, die die Aufgabe haben, die Tools zu strukturieren.
• Lass auch Kanäle zu, die etwas Spaß und Abwechslung in den Arbeitsalltag bringen. Das haben sich die Kolleg*innen verdient!
• Informiere alle Mitarbeiter*innen regelmäßig über den aktuellen Stand der Einführung.

Don’ts:

• Führe neue Tools nicht unbeaufsichtigt ein. Ein Tool kann immer nur so gut beim Organisieren helfen, wie das Organisationsgeschick der konzeptionierenden Benutzer*innen ist.
• Datenschutz ist wichtig! Denke daran, dass nicht alle Daten ungefiltert in die Tools fließen sollten. Kläre auf, dass zum Beispiel personenbezogene Daten oder auch sensible Daten von Kund*innen nicht in Organisations- und Kommunikationstools gehören.
• Erstellen einen Leitfaden mit Tipps und Don’ts für alle eingesetzten Tools
• Lass die optimalen administrativen und technischen Einstellungen für Datensicherheit und Datenschutz von Fachpersonal vornehmen und sichere dich rechtlich ab.

Mit diesen Tipps und Don’ts bist du schon mal auf einem guten Weg. Im nächsten Beitrag gehen wir näher auf die Aufgabenplanung mit Microsoft Planner ein, die sich sehr gut in Microsoft Teams integrieren lässt.

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